Governo do Estado regulamenta gestão de documentos públicos

As secretarias estaduais da Administração (Saeb) e da Cultura (Secult) publicam nesta sexta-feira (19), no Diário Oficial do Estado, a Instrução Normativa que disciplina a gestão documental em todos os órgãos do Poder Executivo Estadual.

Desta forma, ficam estabelecidos os procedimentos técnicos quanto à organização de documentos nos arquivos correntes e intermediários, a eliminação de documentos e o recolhimento ao Arquivo Público da Bahia, unidade da Fundação Pedro Calmon, órgão ligado à Secult.

Entre os anexos integrantes da citada Instrução, consta, de forma inédita, a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio (TTD), primeiro instrumento que orienta a transferência, a eliminação e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente oficializada pelo Governo da Bahia.

A implantação de uma política de gestão de documentos na Administração Pública do Poder Executivo Estadual resultará em diversos benefícios como a normatização e a simplificação dos procedimentos de gestão de documentos, a racionalização e o reordenamento dos espaços físicos utilizados pelas unidades arquivísticas, a qualificação e uma maior agilidade no acesso às informações dos gestores públicos para a tomada de decisões, a qualificação da produtividade do serviço público, a preservação da memória institucional do estado e a garantia ao cidadão do direito de acesso à informação.

A TTD é um instrumento de gestão documental, que tem como objetivo a racionalização administrativa, a agilidade, a transparência no acesso às informações e a preservação do patrimônio documental do governo. A Saeb e a Secult irão divulgar, posteriormente, um calendário para a capacitação de servidores públicos, com a finalidade de qualificá-los para o adequado cumprimento da Instrução Normativa e para a aplicação da TTD.

A determinação atende à Constituição Federal de 1988 que, no art. 216, atribui, à Administração Pública, a gestão da documentação governamental, e à Lei Federal de Arquivos nº. 8.159/1991, que dispõe ser dever do Poder Público, a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo. A elaboração da Instrução Normativa coube à Superintendência de Serviços Administrativos, da Saeb, e à Fundação Pedro Calmon, da Secult, por meio do Arquivo Público da Bahia.