A gestão de documentos emerge como uma atividade permanente e essencial para a economia, a política, a administração, a ciência, a tecnologia e a cultura de uma nação. Isto porque, o Estado deve assegurar o controle da produção, da utilização e da destinação adequada dos documentos, de forma a garantir sua preservação e acesso em arquivos públicos em geral, e naturalmente do Arquivo Público do Estado da Bahia, unidade da Fundação Pedro Calmon.
Definido como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3º. da Lei Federal nº. 8.159, de 08/01/1991), a gestão de documentos, apresenta como benefícios:
- Organizar, de modo eficiente à produção, a administração, o gerenciamento, a manutenção e a destinação de documentos;
- Formalizar a eliminação de documentos, em conformidade com os dispositivos legais específicos;
- Determinar a racionalização dos meios de reprodução de documentos (microfilmagem, digitalização) e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos;
- Assegurar o acesso às informações e aos documentos públicos tanto ao Estado quanto aos cidadãos; e
- Preservar os documentos, de caráter permanente, reconhecidos por seu valor para a pesquisa histórica e/ ou científica.
Atos Legais e Normativos
Com o objetivo de disciplinar a gestão de documentos no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo o Governo do Estado da Bahia sancionou os seguintes dispositivos legais:
Do ponto de vista da execução de políticas públicas para os Arquivos Públicos e Privados uma legislação arquivística é imprescindível, para tanto o Governo do Estado da Bahia possui:
- Lei Delegada nº 52, de 31 de maio de 1983 que dispõe sobre a proteção dos arquivos públicos e privados, e dá outras providências (clique aqui);
- Decreto nº 10.208, de 29 de dezembro de 2006 que disciplina a gestão de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual da Bahia (clique aqui) ;
- Decreto nº 12.908, de 20 de maio de 2011 que altera o Decreto nº 10.208 que disciplina a Gestão de Documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual da Bahia (clique aqui);
- Instrução Conjunta Saeb/Secult nº 01, de 18 de fevereiro de 2014 que orienta os órgãos da Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia quando a gestão de documentos arquivísticos (clique aqui).
Comissão de Avaliação
Grupos multidisciplinares (representantes das áreas de administração geral, administração financeira, jurídica, arquivo e protocolo e demais áreas específicas de atuação do órgão) instituídos nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, atuam como agentes multiplicadores responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Além de orientar os procedimentos para eliminação, transferência ou recolhimento de documentos.
Instrumentos de Gestão
Os principais instrumentos da Gestão de Documentos são os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos.
ATIVIDADES MEIO
- Plano de Classificação de Documentos para Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia (clique aqui);
- Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia (clique aqui);
ATIVIDADES FIM
Os órgãos e entidades da Administração Pública do Poder Executivo do Estado da Bahia que elaboraram e oficializaram os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidades referentes aos documentos e processos, físicos ou digitais, provenientes das suas atividades finalísticas são os seguintes:
Eliminação de Documentos
A eliminação de documentos públicos deve ser realizada em conformidade com os prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, Atividades Meio e Atividades Fim, aprovada pelo Arquivo Público do Estado da Bahia, unidade da Fundação Pedro Calmon. .
A eliminação decorre do trabalho de avaliação documental, que permite a identificação de documentos que não possuem valor informativo, probatório e histórico, que justifiquem a sua preservação.