Na semana em que se realiza o VII Encontro Baiano de Arquivos Municipais, dias 10 e 11 de novembro, a diretora do Arquivo Público do Estado da Bahia, unidade vinculada à Fundação Pedro Calmon/Secretaria de Cultura do Estado, realizadora do Encontro, Maria Teresa Matos, fala sobre a atuação junto aos Arquivos Municipais, políticas de arquivos e legislação. Confira:
FPC - Qual o objetivo do VII Encontro Baiano de Arquivos Públicos Municipais?
Maria Teresa Matos - O VII Encontro Baiano de Arquivos Municipais (EBAM) objetiva estabelecer uma interlocução com os gestores públicos municipais e os servidores que atuam nos Arquivos Públicos Municipais do Estado da Bahia. A programação se concentra na discussão e na reflexão sobre políticas municipais de arquivos que assegurem o cumprimento da Constituição Federal de 1988 e da Lei de Acesso (nº 12.527, de 18/11/2011). Além de proporcionar a troca de experiências, estimulando o aperfeiçoamento das práticas arquivísticas com vistas a assegurar a preservação e a difusão do patrimônio documental do Estado da Bahia. A Fundação Pedro Calmon (FPC) reconhece a eficácia de uma política direcionada para os Arquivos Públicos Municipais. Portanto, o VII EBAM se constitui em uma ação de mobilização, integração e cooperação intergovernamental.
FPC - Por que fomentar políticas de arquivos nos municípios?
Maria Teresa Matos - A memória e a história do Estado da Bahia se constituem, também, a memória e a história de seus 417 municípios. Neste sentido, comprometida com a preservação da memória da Bahia e respeitada à autonomia dos municípios, a FPC, por meio do APEB presta orientação técnica gratuita, notadamente, às Prefeituras visando à formulação e a implementação de políticas municipais de arquivos e de gestão documental; criação de Arquivos Públicos Municipais; e implementação de sistemas municipais de arquivos. Este investimento pretende atender o município, na condição de ente da Federação onde os cidadãos demandam mais diretamente e em maior volume os serviços públicos de interesse local relacionado, dentre outros, à saúde, educação, abastecimento e ordenamento do solo urbano. Portanto, os documentos públicos consolidam as ações do governo e testemunham as relações do Poder Público com a comunidade a que serve.
FPC - Por que criar e institucionalizar Arquivos Públicos Municipais?
Maria Teresa Matos - O Arquivo Público é a instituição com a atribuição de fazer, em sua esfera de competência, a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação. Diariamente são produzidos milhares de documentos, que vão se acumulando ano após ano nos órgãos públicos. Organizar esta massa documental acumulada, avaliar quais documentos podem ser eliminados e quais são de guarda permanente, identificar aqueles que possuem alguma restrição de acesso, definir critérios e normas de produção e tramitação de documentos, se constitui em exemplos de atividades técnicas especializadas que devem ser permanentemente realizadas pelos Arquivos Públicos Municipais. Desta forma as determinações da Constituição Federal, de 1988, e da legislação específica, como a Lei Nacional de Arquivos nº 8.159, poderão ser cumpridas.
Sem uma instituição dedicada exclusivamente ao trabalho de propor e implementar a política de arquivos e gestão documental no âmbito do município, torna-se impossível atender às atuais demandas da sociedade brasileira de acesso à informação, de serviços públicos de qualidade, de ética na política e transparência administrativa. Os cidadãos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de interesse particular ou de interesse coletivo, registradas em documentos de arquivos, que deverão ser prestadas no prazo estabelecido na Lei Federal de Acesso nº 12.527/2011, sob pena de responsabilidade.
FPC - Qual a repercussão da Lei Federal de Acesso nº 12.527/2011 no âmbito dos Arquivos Públicos Municipais?
Maria Teresa Matos - Importante destacar que um dos pilares essenciais da democracia, o acesso à informação foi assegurado na Constituição do Brasil de 1988, como um direito fundamental de todo e qualquer cidadão. Inclusive, a própria Constituição determina que ao Poder Público o dever de fazer a gestão de seus documentos, além de realizar a promoção e proteção ao patrimônio documental. Como assegurar o cumprimento do direto de acesso à informação pública, sem assegurar as condições para que o cidadão possa acessá-la? Para garantir a localização e recuperação das informações é indispensável realizar a gestão de documentos nos municípios, realizada por cada Arquivo Público Municipal.