Cerca de 60 servidores de Arquivos Municipais e estudantes da área de arquivologia compareceram ao VII Encontro Baiano de Arquivos Municipais (Ebam), realizado terça-feira (10) e nesta quarta (11), no Arquivo Público do Estado da Bahia (APEB), unidade da Fundação Pedro Calmon/ Secretaria de Cultura do Estado da Bahia. Arquivistas, gestores e coordenadores de arquivos de 27 municípios se reuniram com a finalidade de discutir e refletir sobre políticas municipais de arquivos que assegurem o cumprimento da Lei de Acesso 12.527/2011 – que regulamenta o direito constitucional de obter informações públicas.
Na manhã de hoje, segundo e último dia do Encontro, duas oficinas, uma com tema Gestão Documental e Acesso à Informação, e outra sobre Conservação Preventiva completaram a programação do evento. “Saio daqui cheia de sugestões e conhecimento . Os nossos gestores municipais precisam dar mais valor aos Arquivos, tendo a consciência de que essas unidades representam a história de um povo, de uma comunidade. Algumas dúvidas que tive foram sanadas, como qual o procedimento de eliminação de documentos , e ainda aprendi a obter o serviço de digitalização de forma barata”, contou Maria José Cruz de Souza, chefe de setor do Arquivo de Mata de São João.
A coordenadora de Arquivos Intermediários do APEB, Adriana Silva, trouxe ao debate assuntos e tópicos sobre princípios fundamentais de uma boa gestão de documentos balizados em procedimentos e serviços realizados para o Poder Executivo do Estado. “Uma etapa imprescindível no processo de gestão de documentos é conhecer e identificar o acervo. A gestão documental orienta no trato do documento desde a etapa de criação, da maneira como deve ser utilizado, recuperado e guardado.” destacou Adriana, que ainda completou: “Seguindo uma padronização, a gente facilita na recuperação da informação, ainda mais nos dias atuais em que a transparência pública é algo latente”.
Conservação e segurança
Os Arquivos são guardiões da memória e verdadeiros patrimônios capazes de serem utilizados como fontes de consultas, estudos e pesquisas. Todo cuidado com a preservação e conservação da documentação dos acervos é pouco. Por isso, profissionais que trabalham diretamente com a salvaguarda de arquivos devem estar atentos a medidas preventivas contra deterioração.
É o que levou a restauradora do Arquivo Público do Estado, Janilda Abreu, a levantar pontos e discutir ações que favorecem à má conservação dos escritos. “Se não houver cuidado e prevenção contra agentes físicos e biológicos, a documentação vai se perder. Temos que observar e atentar sempre para diversos fatores que podem causar a degradação de documentos como iluminação, observar parâmetros de temperatura, e manter sempre um ambiente livre de insetos e roedores”, explicou Janilda.
Orientações sobre medidas de seguranças contra incêndios completaram os conteúdos passados na segunda oficina do dia. Como papéis são fortes catalisadores em incêndios, o coordenador operacional da APEB, Elsimar da Boa Morte, informou ações preventivas de combate a chamas que devem fazer parte do dia a dia dos servidores de Arquivos Públicos e de suas estruturas de trabalho. “Saber a ocasião certa de utilizar extintores de gás carbônico e o de água, e colocá-los em locais de fácil acesso é fundamental”, disse.
Arquivo Público – Com 125 anos, o Arquivo Público do Estado da Bahia (APEB), unidade da Fundação Pedro Calmon/Secretaria de Cultura do Estado (FPC/SecultBA), é a segunda mais importante instituição arquivística pública do país. Em seu extenso e rico patrimônio estão custodiados documentos produzidos e acumulados no período colonial, monárquico e republicano brasileiro, que são diariamente consultados por pesquisadores de todo Brasil e de outros países. Um acervo organizado e estruturado desde 1890, quando o então governador do Estado da Bahia, Manoel Victorino Pereira, por meio de Ato, criou o Arquivo Público.