Capacitação reuniu comissões de avaliação documental e gestores públicos no Auditório Paulo Spínola
A Procuradoria Geral do Estado da Bahia (PGE-BA), por meio do Centro de Estudos e Aperfeiçoamento, promoveu na tarde desta terça-feira (16) o workshop “Interpretação da Norma Jurídica Institucional Aplicada à Construção de Instrumentos Arquivísticos”, no Auditório Paulo Spínola, sede da instituição. A capacitação reuniu comissões de avaliação documental e gestores públicos do Estado, com foco nos fundamentos necessários à elaboração do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade Documental, reforçando a segurança jurídica e a conformidade com as normas vigentes.
Voltado à prática administrativa, Jorge X abordou estratégias para a correta interpretação de normas jurídicas institucionais, como regimentos internos, leis de criação de órgãos, decretos regulamentadores e demais atos que organizam a estrutura e o funcionamento da administração pública. Foi destacada a importância de analisar essas normas de forma funcional e hierárquica, extraindo delas os elementos essenciais para a construção de instrumentos arquivísticos consistentes, alinhados às exigências legais e às boas práticas da gestão documental.
Durante a capacitação, foi enfatizado o ciclo vital dos documentos, partindo da compreensão de que todo documento nasce para cumprir uma função específica e possui um prazo determinado de guarda. Nesse contexto, explicou-se que a atuação dos arquivos públicos tem como finalidade preservar o registro dos atos administrativos. A gênese jurídica do documento está no próprio ato administrativo, e o trabalho arquivístico consiste em garantir que esse registro possa ser localizado e acessado sempre que necessário, assegurando prova, memória institucional e respaldo às ações realizadas pelos servidores públicos.
O conteúdo do workshop foi estruturado a partir de três eixos centrais: a gestão de documentos, entendida como o conjunto de procedimentos que acompanham o documento desde sua produção até sua destinação final; o ato administrativo, que confere validade jurídica aos documentos produzidos pela administração; e a interpretação das normas jurídicas de organização, fundamentais para compreender as funções, competências e atividades institucionais que dão origem aos documentos.
Ao longo da exposição, também foram tratados os fundamentos da gestão de documentos, a relação entre o ato administrativo e a produção documental, a interpretação das normas jurídicas de organização - chamadas de normas secundárias -, além de aspectos da elaboração e redação das leis conforme a Lei Complementar nº 95. O debate incluiu ainda as garantias constitucionais do cidadão, os mecanismos de controle da administração pública, os métodos de levantamento e análise do arcabouço jurídico institucional e os procedimentos para a construção do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade Documental. Por fim, foram apresentados os fluxos de aprovação e publicação desses instrumentos, essenciais para sua validação e aplicação nos órgãos públicos.
Para os participantes, a iniciativa ofereceu subsídios técnicos e jurídicos diretamente aplicáveis à rotina administrativa. Fabiana Ferreira, coordenadora da Coordenação de Arquivo e Documentação (CAD) da PGE-BA, destacou que a capacitação contribuiu significativamente para o aprimoramento da atuação dos gestores públicos, ao fortalecer práticas de gestão documental alinhadas às normas vigentes e às exigências de transparência da administração pública e ressaltou “a importância de iniciativas como essa para fortalecer a cultura arquivística nas instituições e dar visibilidade ao papel do arquivista na administração pública.”.
Sobre o palestrante
Jorge X é Diretor do Arquivo Público do Estado da Bahia (APEB), unidade integrante da Fundação Pedro Calmon e vinculada à Secretaria de Cultura do Estado da Bahia, e é arquivista de carreira da Defensoria Pública da União (DPU). Bacharel em Arquivologia pela Universidade Federal da Bahia (UFBA), é especialista em Direito Processual Civil pelo Instituto Brasiliense de Direito Público (IDP) e atua com foco na desburocratização cartorial e modernização do acesso à informação pública. Atualmente, é graduando em Direito pela Faculdade Baiana de Direito e Gestão, aprofundando sua atuação nas interseções entre justiça, memória e políticas públicas documentais.