Os processos administrativos envolvendo a análise de convênios administrativos devem ser instruídos com os seguintes documentos:
CONVÊNIOS COM ENTIDADES PÚBLICAS:
1) CNPJ da entidade pública;
2) Ato constitutivo da entidade convenente, exceto em se tratando de entes da Federação (art. 173, inciso I, Lei Estadual nº 9.433/2005);
3) Comprovação de que a pessoa que assinará o convênio detém competência para este fim específico (art.173, inciso II, da Lei Estadual nº 9.433/2005) - diploma do Chefe do Poder ou representante máximo da entidade, acompanhado de cópia do seu CPF e RG;
4) Prova da regularidade do ente público perante as fazendas públicas federal, estadual e municipal do domicílio ou sede do convenente, bem como da regularidade para com a fazenda do Estado da Bahia (art.173, inciso III, Lei Estadual nº 9.433/2005; art. 3º, inciso III, da Resolução nº 86/2003 do TCE; art. 5º, alínea “d”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
5) Prova de regularidade do ente público com a Seguridade Social (INSS) e com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) (art. 173, inciso IV, da Lei Estadual nº 9.433/2005; art. 5º, alínea “c”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
6) Certidão de situação de adimplência emitida através do Sistema de Informações Gerenciais de Convênios e Contratos – SICON (art. 5º, “g”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04)
7) Prova de regularidade da entidade pública com a CONDER e EMBASA (Ofício Circular nº 04/2003 do Governador do Estado);
8) Declaração do convenente, devidamente atestada pela Secretaria/Órgão Estadual, de que “não está em situação de mora ou de inadimplência junto à Administração Pública Estadual, relativa a outros recursos anteriormente repassados”. Isto é, quando da existência de convênios anteriores e/ou outros repasses de verbas, deverá ter havido a devida prestação de contas. (art. 25, inciso IV, alínea “a” da Lei nº 9.504/97; art. 3º, inciso I, da PROCURADORIA GERAL DO ESTADO – PGE - Endereço: Largo do Campo Grande, 382 CEP 40.080-120. Salvador – Bahia 41 Resolução nº 86/2003 do TCE; art. 5º, “b”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
9) Orçamento devidamente detalhado em planilha, para análise comparativa dos valores indicados no plano de trabalho e sua adequação com os valores de mercado (art. 173, inciso X, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
10) Lei Orçamentária da entidade pública, à qual serão repassados os recursos, em caso de haver contrapartida de ordem pecuniária por parte da mesma;
11) Declaração do Tribunal de Contas dos Municípios de que o ente atende, em todos os aspectos, às disposições da Lei de Responsabilidade Fiscal e, em especial, que: “exerce plenamente a sua competência tributária constitucional”; que “está observando os limites de gastos com pessoal”; que “está respeitando os limites de endividamento” e que “está dando cumprimento aos limites constitucionais com saúde e educação” (art. 5º, alíneas “j” e “l”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04).
12) Indicação das fontes de recurso – dotação orçamentária – que assegurarão a integral execução do convênio (art. 173, inciso XIII, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
13) Estimativa do impacto orçamentário-financeiro no exercício financeiro em vigor e nos dois subseqüentes, acompanhada das premissas e metodologia de cálculo utilizadas (art. 16, inciso I, §§ 2º e 4º da Lei de Responsabilidade Fiscal; art. 173, inciso XIV, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
14) Declaração do ordenador de que a despesa tem adequação orçamentária e financeira com a lei orçamentária anual (LOA) e compatibilidade com o plano plurianual (PPA) e com a lei de diretrizes orçamentárias (LDO) (art. 16, inciso II, §§ 1º e 4º da Lei de Responsabilidade Fiscal; art. 173, inciso XV, Lei Estadual nº 9.433/2005);
15) Declaração do ordenador de despesa de que existe disponibilidade de caixa para pagamento das despesas decorrentes do convênio, quando for o mesmo celebrado dentro dos dois últimos quadrimestres do mandato do gestor, prevendo o desembolso de recurso neste período e restando parcelas a serem desembolsadas na próxima gestão (art. 42, da Lei de Responsabilidade Fiscal; art. 173, inciso XVI, Lei Estadual nº 9.433/2005);
16) Em casos de convênios celebrados em ano eleitoral, deve ser observada a necessidade de assinatura do termo antes de iniciado o prazo de três meses anteriores ao pleito eleitoral (art. 73, inciso VI, alínea “a”, da Lei nº 9.504/97);
17) Plano de trabalho detalhado, previamente aprovado pela autoridade competente, com a clara identificação das ações a serem implementadas e da quantificação de todos os elementos (art. 173, incisos V e VI, Lei Estadual nº 9.433/2005; art. 5º, alínea “a”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
18) Em se tratando de construções e/ou reformas de imóveis e/ou instalações, deve ser anexado ao processo, juntamente com o plano de trabalho, o projeto básico próprio, aprovado pelos órgãos competentes, acompanhado de: plantas, especificações de materiais, orçamentos, cronograma físicofinanceiro e indicação de responsável técnico (art. 171, §3º, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
19) Comprovação, em casos de obras ou serviço de engenharia, de que os recursos próprios para complementar a execução do objeto estão devidamente assegurados, salvo se o custo total do empreendimento recair sobre a entidade ou órgão descentralizador (art. 171, inciso VII, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
20) Comprovação do exercício pleno da propriedade, mediante certidão de registro do bem no cartório de imóveis, quando o convênio envolver obras ou benfeitorias (art. 5º, alínea “f”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
21) Comprovação da capacidade técnica do convenente para a execução do convênio (art. 5º, alínea “h”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual 9.266/04);
22) Comprovação da abertura de conta corrente específica para movimentação dos recursos do convênio (art. 7º, alínea “f”, item 8, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual 9.266/04);
23) Justificativa da relação entre custos e resultados (art.173, inciso VIII, Lei Estadual nº 9.433/2005);
24) Minuta do convênio;
25) Autorização da autoridade competente para a celebração do convênio.
CONVÊNIOS COM ENTIDADES PRIVADAS
1) CNPJ da entidade;
2) Ato constitutivo da entidade convenente (art.173, inciso I, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
3) Comprovação de que a pessoa que assinará o convênio detém competência para este fim específico (art.173, inciso II, da Lei Estadual nº 9.433/2005) – por exemplo, ata de posse ou ata de eleição, sempre acompanhadas de cópia de seu CPF e RG;
4) Cópia do certificado ou comprovante do Registro de Entidade de Fins Filantrópicos, fornecido pelo Conselho Nacional de Assistência Social – CNAS, quando for o caso (art. 3º, inciso IV, alínea “c”, da Resolução nº 86/2003 do TCE; art. 5º, alínea “i”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04)
5) Cópia das demonstrações contábeis do último exercício financeiro (art. 3º, inciso IV, alínea “d”, da Resolução nº 86/2003 do TCE; art. 5º, alínea “o”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
6) Em se tratando de entidade de utilidade pública, certificado de utilidade pública (lei específica), conforme Lei Estadual nº 6.670/94 (art. 5º, alínea “m”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
7) Em se tratando de organizações sociais, comprovação de que sejam constituídas e qualificadas em conformidade com a Lei Estadual nº 8.647/03 (art. 5º, alínea “n”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04)
8) Atestado de regular funcionamento, fornecido por ente ou órgão público local;
9) Prova da regularidade da entidade perante as fazendas públicas federal, estadual e municipal do domicílio ou sede do convenente, bem como da regularidade para com a fazenda do Estado da Bahia (art.173, inciso III, Lei Estadual nº 9.433/2005; art. 3º, inciso III, da Resolução nº 86/2003 do TCE; art. 5º, alínea “d”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
10) Prova de regularidade da entidade com a Seguridade Social (INSS) e com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) (art. 173, inciso IV, da Lei Estadual nº 9.433/2005; art. 5º, alínea “c”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
11) Certidão de situação de adimplência emitida através do Sistema de Informações Gerenciais de Convênios e Contratos – SICON (art. 5º, alínea “g”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
12) Prova de regularidade da entidade pública com a CONDER e EMBASA (Ofício Circular nº 04/2003 do Governador do Estado);
13) Declaração do convenente, devidamente atestada pela Secretaria/Órgão Estadual, de que “não está em situação de mora ou de inadimplência junto à Administração Pública Estadual, relativa a outros recursos anteriormente repassados”. Isto é, quando da existência de convênios anteriores e/ou outros repasses de verbas para com a entidade, deverá ter havido a devida prestação de contas. (art. 25, inciso IV, alínea “a” da Lei nº 9.504/97 c/c art. 3º, inciso I, da Resolução nº 86/2003 do TCE, art. 5º, alínea “b”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
14) Orçamento devidamente detalhado em planilha, para análise comparativa dos valores indicados no plano de trabalho e sua adequação com os valores de mercado (art. 173, inciso X, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
15) Indicação das fontes de recurso – dotação orçamentária – que assegurarão a integral execução do convênio (art. 173, inciso XIII, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
16) Estimativa do impacto orçamentário-financeiro no exercício financeiro em vigor e nos dois subseqüentes, acompanhada das premissas e metodologia de cálculo utilizadas (art. 16, inciso I, §§ 2º e 4º da Lei de Responsabilidade Fiscal; art. 173, inciso XIV, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
17) Declaração do ordenador de que a despesa tem adequação orçamentária e financeira com a lei orçamentária anual (LOA) e compatibilidade com o plano plurianual (PPA) e com a lei de diretrizes orçamentárias (LDO) (art. 16, inciso II, §§ 1º e 4º da Lei de Responsabilidade Fiscal; art. 173, inciso XV, Lei Estadual nº 9.433/2005);
18) Declaração do ordenador de despesa de que existe disponibilidade de caixa para pagamento das despesas decorrentes do convênio, quando for o mesmo celebrado dentro dos dois últimos quadrimestres do mandato do gestor, prevendo o desembolso de recurso neste período e restando parcelas a serem desembolsadas na próxima gestão, em atenção ao disposto no art.42 da LRF (art. 173, inciso XVI, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
19) Plano de trabalho detalhado, previamente aprovado pela autoridade competente, com a clara identificação das ações a serem implementadas e da quantificação de todos os elementos (art. 173, incisos V e VI, da Lei Estadual nº 9.433/2005; art. 5º, alínea “a”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
20) Em se tratando de construções e/ou reformas de imóveis e/ou instalações, deve ser anexado ao processo, juntamente com o plano de trabalho, o projeto básico próprio, aprovado pelos órgãos competentes, acompanhado de: plantas, especificações de materiais, orçamentos, cronograma físicofinanceiro e indicação de responsável técnico (art. 171, §3º, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
21) Comprovação, em casos de obras ou serviço de engenharia, de que os recursos próprios para complementar a execução do objeto estão devidamente assegurados, salvo se o custo total do empreendimento recair sobre a entidade ou órgão descentralizador (art. 171, inciso VII, Lei Estadual nº 9.433/2005);
22) Comprovação do exercício pleno da propriedade, mediante certidão de registro do bem no cartório de imóveis, quando o convênio envolver obras ou benfeitorias (art. 5º, alínea “f”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
23) Comprovação da capacidade técnica do convenente para a execução do convênio (art. 5º, alínea “h”, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
24) Comprovação da abertura de conta corrente específica para movimentação dos recursos do convênio (art. 7º, alínea “f”, item 8, do Regulamento de Convênios aprovado pelo Decreto Estadual nº 9.266/04);
25) Em se tratando de convênio para subvenções, auxílios e contribuições, comprovação de que o nome da beneficiária consta na relação das entidades candidatas, constante da lei anualmente publicada para este fim (referente ao exercício em que o ajuste será celebrado);
26) Justificativa da relação entre custos e resultados (art.173, inciso VIII, da Lei Estadual nº 9.433/2005);
27) Minuta do convênio;
28) Autorização da autoridade competente para a celebração do convênio.