PROCEDIMENTOS ADOTADOS NA CONCESSÃO E COMPROVAÇÃO DE DIÁRIAS (*)
I - DA CONCESSÃO
1 - BENEFICIÁRIO , antes do deslocamento previsto, solicita ao chefe imediato, mediante comunicação interna - CI, lhe conceda as diárias, porquanto devidas;
2 - UNIDADE ADMINISTRATIVA (autoridade proponente da diária) recebe CI e a encaminha para o solicitante proceder ao preenchimento do formulário no Sistema Informatizado de Diárias - “SID”;
3 - SOLICITANTE (servidor credenciado no “SID”) acessa o “SID” e preenche o formulário “Solicitação de Diárias” consoante a instrução do sistema;
4 - UNIDADE ADMINISTRATIVA recebe, via Lótus Notes, mensagem informando da solicitação de diária. Acessa o “SID”, aprecia o pleito e o confirma, no caso de aprovação;
5 - DIRETOR ADMINISTRATIVO/SUPERINTENDENTE recebe, via Lótus Notes, mensagem informando da solicitação de diária. Acessa o “SID”, aprecia o pleito, aprova e confirma procedendo à SRD(*);
6 - DIRETOR GERAL recebe, via Lótus Notes, mensagem informando da solicitação de diária; acessa o “SID”, aprecia o pleito e autoriza a concessão de diária, no caso de aprovação;
7 - PROTOCOLO recebe, via Lótus Notes, mensagem informando da solicitação de diária autorizada; acessa o “SID”, dar número de protocolo à solicitação, a imprime e, com ela, formaliza processo (existência física) e o encaminha ao Apoio Administrativo da Diretoria Administrativa;
8 - DIRETOR ADMINISTRATIVO/SUPERINTENDENTE recebe, via Lótus Notes, mensagem informando da solicitação de diária autorizada em processo, fisicamente, formalizado. Acessa o “SID”, empenha a despesa (*) no valor indicado e transcreve o número do Empenho para o formulário de solicitação;
9 - APOIO ADMINISTRATIVO recebe, via Lotus Notes, mensagem informando da solicitação de diária autorizada, com os números de protocolo e de empenho. Acessa o “SID”, imprime o formulário “solicitação de diária” e a Nota de Empenho (*) e os inclui no processo recebido do Protocolo;
10 – DIRETOR ADMINISTRATIVO/SUPERINTENDENTE recebe o processo, assina a NE, e encaminha-o para pré-liquidação da despesa;
11 – DIFIN recebe, via Lotus Notes, mensagem informando da solicitação aprovada, também recebe o correspondente processo protocolado para efetuar a liquidação da despesa, e procede à análise do processo e liquida a despesa;
12 - DIRETORIA ADMINISTRATIVA/SUPERINTENDENCIA recebe o processo e diretor/superintendente autoriza o pagamento depois de verificado os procedimentos de inclusão deste;
13 - DIFIN recebe o processo, confirma o pagamento via Lótus Notes/SID, lhe junta o histórico (OB) e retorna-o à Diretoria/ Superintendência para a comprovação das diárias concedidas.
II - DA COMPROVAÇÃO
1 - BENEFICIÁRIO elabora relatório de viagem que deverá constar o roteiro, o período de duração, os serviços realizados e, se couber, complementa com outros documentos que comprovem a realização da viagem, bem como justificar o período ultrapassado do previsto caso ocorra;
2 - UNIDADE ADMINISTRATIVA recebe o relatório de viagem e demais documentos comprobatórios do deslocamento, se couber. Confere-os e visa-os;
3 - SOLICITANTE acessa o “SID”, preenche e imprime o formulário “Comprovação de Diárias” consoante o funcionamento do sistema e nele toma a assinatura do beneficiário e, se couber, anexa declaração de utilização de veiculo gerada no Setor de Transporte, e encaminha o processo à DIFIN para regularização da despesa e demais processamentos contábeis pertinentes à baixa da responsabilidade do beneficiário;
4 - UNIDADE ADMINISTRATIVA recebe, via Lótus Notes, mensagem informando da comprovação de diária. Acessa o “SID”, avalia os dados e, no caso de aprovação, confirma-os;
5 - DIRETOR ADMINISTRATIVO/SUPERINTENDENTE recebe, via Lótus Notes, mensagem informando da comprovação de diária. Acessa o “SID”, avalia os dados e, no caso de aprovação, confirma-os;
6 - DIFIN recebe, via Lótus Notes, mensagem informando da comprovação de diária, recebe também, protocolado, o processo correspondente o qual analisará, aprovará a comprovação apresentada, registra o resultado no “SID” e arquiva- o. Não aprova a comprovação e devolve o processo à Diretoria/ Superintendência para adoção de providências devidas e registra a ocorrência no “SID”, no caso de constatação de irregularidade.