O Arquivo Público do Estado da Bahia (Apeb), unidade da Fundação Pedro Calmo/Secretaria de Cultura do Estado realizou, na última quarta-feira (13), um treinamento em gestão documental para servidores da Companhia Baiana de Pesquisa Mineral (CBPM). O treinamento foi iniciativa do Setor de Documentação (Sedot)/CBPM, com o apoio das Secretarias de Administração (Saeb) e da Cultura (Secult). Participaram da capacitação, técnicos administrativos, secretárias, bibliotecárias e demais colaboradores que exercem atividades relacionadas à guarda e preservação de documentos.
No treinamento, a arquivista e Coordenadora de Arquivos Intermediários do Arquivo Público, Adriana Silva, destacou os dispositivos legais e normativos vigentes, direcionados para a gestão de documentos arquivísticos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública estadual. Segundo Adriana Silva, “a aplicação dos procedimentos técnicos qualifica o acesso e a preservação dos documentos públicos produzidos, recebidos e acumulados pelo Poder Executivo Estadual”. Em sua fala, a arquivista enfatizou, ainda, a importância dos órgãos e entidades da administração pública estadual investirem na gestão de documentos para assegurar o atendimento a Lei nº 12.527/2011. A legislação regulamenta o direito constitucional de acesso às informações públicas, além de criar mecanismos que possibilitam a qualquer pessoa o recebimento de informações públicas dos órgãos e entidades.
Adriana citou ainda que, neste contexto, a administração pública deve atender em até 20 dias as solicitações dos cidadãos, com exceção dos documentos considerados sigilosos. “Contudo, deve-se observar que nos Arquivos Públicos Nacionais, Estaduais e Municipais os documentos custodiados encontram-se disponibilizados ao cidadão para consulta e reprodução. Isto porque, além da missão de preservar os documentos do ponto de vista do suporte físico, os Arquivos Públicos têm, também, como missão assegurar o acesso aos acervos sob sua custódia”, frisou.
Segundo a chefe do Setor de Documentação da CBPM, Gecirley Alves, “o treinamento em questão possibilita cumprir a legislação estadual referente à gestão de documentos. Destaca-se, em particular a Instrução Conjunta Saeb/Secult nº 001/2014, que orienta os órgãos e entidades da Administração Pública do Poder Executivo Estadual, quanto à gestão de documentos arquivísticos”.