30/06/2006
Normatizar a gestão documental no âmbito do poder executivo estadual. Esta é a proposta do projeto que vem sendo elaborado em parceria pelas secretarias estaduais da Administração (Saeb) e a Cultura e Turismo (SCT), através da Fundação Pedro Calmon - Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia (FPC), responsável pelo Arquivo Público do Estado. O objetivo é dotar a administração pública estadual de uma política de gestão de arquivos, otimizando a utilização dos espaços físicos e reorganizando seguindo critérios técnicos toda a documentação existente.
"Com o projeto, será possível quantificar e conhecer melhor os documentos produzidos anualmente pelo poder Executivo, muitos dos quais dotados, inclusive, de valor histórico potencial", afirma a secretária da Administração, Ana Lúcia Castelo Branco.
Para desenvolver este projeto, foi criado no início de junho um grupo de trabalho formado por técnicos das duas secretarias, com o objetivo de disciplinar, e organizar a documentação do Estado, levando em consideração a Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumento que define o tempo de vida em cada fase de manutenção do documento nos arquivos públicos. De acordo com o projeto de gestão, os documentos deverão obedecer ao ciclo de fases: corrente, intermediário e permanente.
"É um projeto de preservação da história e memória da Bahia. A política de parceria entre a Saeb e a SCT, através da Fundação Pedro Calmon, vai permitir um trabalho de conservação da documentação, considerando um ciclo de documentos unificado. O projeto é de implantação de uma política de gestão documental para o Estado, integrando todas as secretarias", disse o diretor geral da Fundação Pedro Calmon, Claudius Portugal.
Ele explicou que a Fundação irá orientar as demais secretarias sobre como deverá ser feito este trabalho. "Os técnicos do Arquivo Público vão verificar periodicamente como o trabalho de documentação está sendo seguido. Nossa intenção é implementar um arquivo intermediário, para armazenar corretamente a grade temporária de documentos, e promover o resgate dessa documentação que está desordenada nas secretarias", completou Portugal. Com a nova organização será mantido um arquivo organizado e acompanhado por uma comissão.
Com a implantação do projeto, a equipe técnica pretende padronizar os procedimentos para a produção, tramitação, avaliação, eliminação e recolhimento da documentação no arquivo permanente. "O grande volume e o constante crescimento da massa documental produzida e recebida nos órgãos e entidades contribuem para tornar difícil a situação dos arquivos, pois, atualmente, não existe uma política voltada para a gestão documental", explicou a diretora de serviços da Saeb, Jerusa Marins.
A diretora do Arquivo Público Estadual, Marli Geraldo Teixeira, acredita que o projeto de gestão não só ampliará o acesso à informação como também a consulta e a racionalização do arquivamento. Atualmente, segundo esclarece, a documentação permanente ocupa 90% da capacidade do Arquivo Público, não existindo qualquer condição de abrigo da documentação intermediária produzida pela administração do executivo. "Neste sentido, a aplicação da tabela de temporalidade permitirá uma prévia avaliação dos documentos que serão guardados temporariamente e os que serão destinados à guarda permanente", explicou Teixeira.
Os diagnósticos e levantamentos feitos pela equipe das duas secretarias apontaram para a ausência de padronização de procedimentos para gestão de arquivos, e a falta de conscientização dos usuários sobre a importância de tal segmento. Para a técnica especialista em arquivologia, Marlene Assis, a iniciativa, com as especificações, reduzirá a massa documental, que terá um ciclo de vida bem definido.
Fonte: SAEB