RH Bahia conclui mapeamento da estrutura organizacional do Estado

Projeto pioneiro na administração pública nacional, o RH Bahia promete tornar mais ágil e prático para o governo baiano o acesso a informações e a execução dos procedimentos de Recursos Humanos, ao automatizar mais de 90% dos processos da área. Para que estas facilidades possam virar realidade, porém, foi preciso realizar o mapeamento da estrutura organizacional de 53 órgãos, autarquias e fundações do Estado. É este trabalho que está sendo concluído pela equipe da frente de Estrutura Organizacional do projeto, em mais uma etapa da segunda onda de implantação pelo Estado do módulo Human Capital Management (HCM) do SAP, um software de gestão mundialmente conhecido.

Iniciado em abril deste ano, com o envolvimento de uma equipe de nove pessoas, entre profissionais do Estado e da empresa contratada Resource, o trabalho integra o processo de revisão do Business Blue Print (BBP), como é chamado o documento onde constam as regras de negocio que irão orientar a construção das funcionalidades no sistema.“O mapeamento da estrutura organizacional é como a construção dos alicerces, a base a partir da qual diversas outras funcionalidades se tornarão possíveis, do acesso a relatórios com informações gerenciais à realização de transações de movimentação de pessoal”, revela o líder da frente Adson Moreira (Saeb).

Tradução – O trabalho envolveu o levantamento de todas as unidades de trabalho, carreiras e cargos do poder executivo estadual, além dos dados sobre a qualificação exigida para o exercício de cada cargo. Para tanto, foi necessária uma parceria com os diversos órgãos onde o sistema está sendo implantado. “O maior desafio, no entanto, não foi levantar as informações, mas transpor a estrutura de cargos e organizacional do Estado para o novo sistema, traduzindo-a para a linguagem SAP”, explica Adson.

Esta adaptação – que pode ser comparada à montagem das peças de um quebra cabeças – foi necessária porque o novo software trabalha com categorias diferentes das adotadas pelo antigo Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH). Ao realizar o cadastramento dos cargos no SAP, é preciso classificá-los por meio da criação de grupos e subgrupos. São estas categorias que farão com que o sistema ofereça aos usuários habilitados a possibilidade de visualizar dados como remuneração e lotação, de forma simples e ágil.  “O novo sistema criará atalhos para que as áreas de RH possam chegar a informações que elas hoje têm dificuldade de enxergar no SIRH”, esclarece Adson.

Legislação – Outro diferencial que facilitará a vida dos gestores é a incorporação ao sistema de informações extraídas da legislação. Só para ter uma ideia das vantagens desta integração, no novo software será possível pesquisar a quantidade de cargos previstos em lei para uma determinada carreira e ao mesmo tempo checar na prática quantos destes cargos estão efetivamente ocupados – informações extremamente importantes, por exemplo, na hora de planejar a realização de um concurso público.

Outras informações extraídas da legislação – como as atribuições dos cargos e os critérios de elegibilidade para nomeação – vão auxiliar a aprimorar controles do Estado. Assim, por exemplo, se o curso de graduação é requisito para nomeação em um determinado cargo, o sistema vai automaticamente exigir o cadastramento dos dados do diploma. Em paralelo, o fato das listas com as atribuições de cada cargo estarem disponíveis no software deve ajudar a coibir desvios de função. “A ideia é oferecer aos usuários uma referência clara sobre o que cada um pode e deve fazer”, explica Adson.  

Unidades de trabalho – Em outra vertente, o trabalho da equipe da frente de Estrutura Organizacional também foi fundamental para permitir um saneamento das informações relacionadas aos locais de trabalho que compõem a estrutura de cada órgão e que, no novo sistema, passarão a se chamados de unidades. O levantamento permitiu identificar e corrigir inconsistências em relação aos locais hoje cadastrados no SIRH e aqueles que de fato correspondem à estrutura de cada órgão. “Em alguns casos, os órgãos tiveram que promover uma reorganização na sua estrutura, para atender às demandas da migração, respeitando, obviamente, os seus regimentos internos”, acrescenta Adson. Outro dado cadastrado no sistema é a relação dos chefes ou gestores de cada unidade. A informação será útil para a execução de procedimentos que demandam o pronunciamento ou autorização dos gestores no Portal de Serviços, a exemplo de registros relacionados a faltas, férias e remoção.