12/03/2020
Desde janeiro de 2019 – quando o governo baiano colocou em operação o software RH Bahia - mais de 322 mil atos relacionados à vida funcional dos servidores estaduais já foram publicados no Diário Oficial do Estado. Diariamente, uma média de 300 a 400 atos - frutos de ocorrências tão diferentes quanto nomeação, exoneração, concessão de licença prêmio e movimentação interna - são gerados no novo sistema informatizado e enviados para impressão pela Empresa Gráfica do Estado. Por trás destes números, está um processo amplo de mudança na gestão de pessoas, que traz benefícios como redução no consumo de papel, maior controle e agilidade, mas demanda uma adaptação cultural das equipes às novas rotinas.
”O que a tecnologia do novo sistema traz de forma inédita para o Estado é uma garantia de que as informações lançadas no software estão efetivamente de acordo com as decisões divulgadas no ato e de que este ato está em concordância com as exigências legais e não entra em contradição com outros atos nem está sendo publicado mais de uma vez”, explica o gestor do RH Bahia Wilson Freitas.
Já o líder da frente de Atos do RH Bahia, Cleidison César lembra que o ato é um documento que torna pública uma decisão ou norma oficial. Dentro da gestão de pessoas, ele pode ser definido como o registro formal de uma ocorrência funcional. “A grande vantagem do RH Bahia é a integração; desta forma, o fluxo de aprovação do ato é realizado no próprio sistema e assim que o documento é publicado, a ocorrência gera impacto na folha de pagamento e no histórico funcional do servidor”, explica César.
Outra vantagem proporcionada pelo sistema é a padronização dos atos administrativos, que não só contribui para minimizar custos com publicação como para garantir que os textos dos atos contenham as informações necessárias. Para completar, o sistema ainda facilita a vida do servidor ao enviar mensagens para a sua página no Portal de Serviços, informando do deferimento ou indeferimento dos seus pedidos, e auxiliando-o no acompanhamento do Diário Oficial.
Mudança cultural - Mesmo com todos estes benefícios, Cleidison acredita que o maior desafio do processo é de ordem cultural. “É fundamental, por exemplo, que as Coordenações de RH chequem de forma atenciosa as informações antes de lançar o ato no sistema, além de acompanhar o fluxo de validação e aprovação junto aos gestores no RH Bahia para evitar entraves que possam gerar impacto no contracheque dos servidores”, orienta.
Já os gestores do Estado, que têm a responsabilidade de dar aprovação final ao ato por meio do Portal de Serviços do RH Bahia (www.rhbahia.ba.gov.br) devem ficar atentos ao fato de que o envio do ato para impressão ocorre de forma automática após sua aprovação no sistema. “Muitas vezes, o aprovador final autoriza o ato por meio do Portal mas, em seguida, identifica algum problema e decide voltar atrás; nestes casos, no entanto, o comando já foi enviado para a Egba”, explica Cleidison.
O ideal, ressalta o líder, é que estas situações sejam evitadas. Em casos excepcionais, porém, a equipe do RH Bahia pode ser acionada para resolver o problema. “Em breve, nós estaremos divulgando uma nova funcionalidade que irá permitir ao aprovador final cancelar a medida, desde que a alteração seja realizada até um determinado horário”, acrescenta o gestor Wilson Freitas.
Para além da geração do ato, é preciso ficar atento também a situações que podem fazer com que um determinado ato não seja efetivado, ou seja, que ele não gere efeitos imediatos na folha de pagamento. São procedimentos simples que quando não executados pelo servidor podem incorrer em atrasos no recebimento de valores. Por exemplo: os servidores efetivos nomeados para exercer ou responder por outros cargos precisam obrigatoriamente ingressar no Portal de Serviços para indicar a Opção de Vencimento desejada.
De modo semelhante, servidores efetivos nomeados para cargo em comissão ou exonerados também devem usar o Portal para apresentar uma nova Declaração de Bens. Em ambos os casos, o sistema envia mensagens alertando para o procedimento, por isso é preciso verificar diariamente a página do Portal.
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Fonte
Ascom Saeb