Uma solução de automação está contribuindo para que o governo baiano reduza em quase 90% o tempo da análise prévia da regularidade dos processos de compras e contratações executados pelo Poder Executivo Estadual. Resultado de uma parceria entre as superintendências de Recursos Logísticos (SRL) e Gestão e Inovação (SGI) da Secretaria da Administração do Estado (Saeb), o projeto de Robotic Process Automation (Automação de Processos Robóticos) está permitindo não só otimizar recursos e aumentar a produtividade das equipes como tornar mais moderna, eficiente e segura a sistemática das contratações públicas no Estado.
Em atenção a uma exigência do Decreto Estadual nº 16.417/2015, todos os processos de compras e contratações abertos pelos órgãos estaduais passam necessariamente pela equipe da Saeb, que avalia se os preços estão compatíveis com os praticados pela administração pública. Com foco no controle e prevenção, a análise também contempla itens como regularidade dos documentos, consistência da instrução processual e conformidade dos parâmetros usados nas contratações.
Mensalmente, mais de 1200 processos são encaminhados para análise da Coordenação Executiva da SRL. Antes da automação, uma avaliação podia demandar até 110 dias para ser concluída. Desde que a equipe da Saeb passou a utilizar o robô – batizado de SEI_SRL_COE –, o prazo demandado para a execução do trabalho tem sido de um a dois dias úteis. Além disso, a adoção do software permitiu à equipe eliminar um passivo de cerca de 800 processos que estavam na fila aguardando análise.
O consultor técnico Ernatan Barbosa (SRL/COE) explica que a ferramenta realiza automaticamente etapas relevantes da análise, porém repetitivas, o que permite aos analistas concentrarem sua atuação nos aspectos que demandam avaliação técnica e validação especializada. “É um modelo que combina tecnologia e conhecimento técnico, proporcionando mais agilidade, padronização e eficiência ao processo, sem abrir mão da segurança e da qualidade das análises realizadas pela equipe”, afirma Ernatan.
“Os resultados iniciais são bastante promissores e demonstram o potencial da iniciativa para fortalecer a atuação da Coordenação Executiva, reduzir o tempo de tramitação dos processos e aprimorar a prestação de serviços às unidades da Administração Pública Estadual", complementa o coordenador executivo Jurandi Angelim.
A superintendente de Recursos Logísticos, Geisiane Magalhães, ressalta ainda que a iniciativa integra o processo de reposicionamento estratégico da Coordenação Executiva e tem aderência direta aos objetivos estabelecidos no Plano Estratégico dos Processos de Logística de Suprimentos do Estado. “Trata-se de uma significativa transformação operacional, com foco na eficiência, celeridade processual, fortalecimento do controle preventivo e melhoria contínua dos fluxos internos”, resume Geisiane.
A solução desenvolvida para a análise de processos de compras e contratações é apenas um dos projetos que vêm sendo desenvolvidos pela Saeb na área de automação e Inteligência Artificial com a ajuda da ferramenta MS Power Automate, da Microsoft. O diretor de Inovação e Gestão de Projetos de TIC Anderson Vasconcelos Prazeres conta que atualmente há 12 projetos do gênero em andamento, 17 concluídos, nove prestes a serem iniciados e outros três com soluções em fase de homologação. “A IA e a automação são aliados cada vez mais importantes para ampliar a nossa capacidade organizacional, aprimorando a eficiência dos nossos processos, o tempo de resposta e a produtividade das nossas equipes”, afirma Anderson.