18/03/2010
As secretarias da Administração e da Cultura do Estado da Bahia publicam hoje (19), a Instrução Normativa que disciplina a gestão documental em todos os órgãos do Poder Executivo Estadual. Desta forma, ficam estabelecidos os procedimentos técnicos quanto à organização de documentos nos arquivos correntes e intermediários; a eliminação de documentos; e o recolhimento ao Arquivo Público da Bahia, unidade da Fundação Pedro Calmon, órgão ligado à Secretaria da Cultura. Entre os anexos integrantes da citada Instrução, consta, de forma inédita, a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio (TTD), primeiro instrumento que orienta a transferência, a eliminação e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente oficializada pelo Governo do Estado da Bahia.
A implantação de uma política de gestão de documentos na Administração Pública do Poder Executivo Estadual resultará em diversos benefícios, como a normatização e a simplificação dos procedimentos de gestão de documentos; a racionalização e o reordenamento dos espaços físicos utilizados pelas unidades arquivísticas; a qualificação e uma maior agilidade no acesso às informações dos gestores públicos para a tomada de decisões; a qualificação da produtividade do serviço público; a preservação da memória institucional do Estado da Bahia; e a garantia ao cidadão do direito de acesso à informação.
A TTD é um instrumento de gestão documental, que tem como objetivo a racionalização administrativa, a agilidade, a transparência no acesso às informações e a preservação do patrimônio documental do Governo do Estado da Bahia. A Saeb e a Secult irão divulgar, posteriormente, um calendário para a capacitação de servidores públicos, com a finalidade de qualificá-los para o adequado cumprimento da Instrução Normativa e para a aplicação da TTD.
A determinação atende à Constituição Federal de 1988 que, no art. 216, atribui, à Administração Pública, a gestão da documentação governamental, e à Lei Federal de Arquivos nº. 8.159/1991, que dispõe ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo. A elaboração da Instrução Normativa coube à Superintendência de Serviços Administrativos da Saeb e à Fundação Pedro Calmon da Secult, por meio do Arquivo Público da Bahia.
Fonte: SAEB