29/12/2006
A Secretaria da Administração (Saeb) e da Cultura e Turismo (SCT), através da Fundação Pedro Calmon - Centro de Memória e Arquivo Público da Bahia, publicam no Diário Oficial deste sábado (30), as novas diretrizes para a utilização da política de gestão documental que será implantada no poder executivo baiano.
Baseada numa legislação estadual o programa é uma ferramenta que será utilizada pelas secretarias estaduais e seguirá regras para uso. O objetivo é dotar a administração pública de um sistema otimizado de preservação dos documentos produzidos nas secretarias e gerar o bom aproveitamento dos espaços físicos. "O ganho com este programa é que o documento terá o ciclo de vida completo, desde o surgimento até o destino final", diz o diretor da Fundação Pedro Calmon (FPC), Claudius Portugal.
A necessidade surgiu da forte demanda da FPC em ser solicitada frequentemente pelos órgãos para acondicionar os vários tipos de documentos sem prévia triagem e correto procedimento de arquivamento, o que acarretava maior tempo, espaço e investimento em estrutura para acomodar esses registros.
Com a implantação da política de gestão documental o Estado vai padronizar os procedimentos para a produção, tramitação, avaliação, eliminação e recolhimento da documentação permanente no Arquivo Público da Bahia. "O arquivo de documentos de todas as secretarias do Estado serão organizadas tecnicamente, o que representa economia, segurança e preservação da memória política e administrativa do Estado da Bahia", ressalta diretora do Arquivo Público Estadual, Marli Geraldo Teixeira.
Gestão Documental - Orientadas pela Fundação Pedro Calmon (FPC), todas as secretarias vão trabalhar em sistema integrado para a conservação da memória do poder executivo da Bahia, o que vai gerar maior agilidade e praticidade nas consultas. O trabalho foi dividido em três fases: a primeira consiste na elaboração das normas para identificar os documentos, estágio atual, a segunda fase é a organização da documentação intermediária e a última etapa será o envio dos documentos considerados como permanentes para o Arquivo Público da Bahia, a quem cabe a guarda definitiva dos documentos.
Um exemplo do que está em fase de elaboração por técnicos do Arquivo Público é a tabela de temporalidade, instrumento que definirá o ciclo de vida dos documentos, a importância e melhor lugar onde ficarão armazenadas as informações. O objeto define três ciclos de fases para os documentos: corrente, intermediário e permanente.
"A finalidade do programa é de que cada secretaria fique responsável pelo arquivo corrente, aqueles em que a validade é pequena e pelo intermediário, que têm período de validade longo, mas que podem ser descartados depois de um tempo e só então os documentos restantes passem por uma triagem para depois ir definitivamente para o Arquivo Público do Estado", explica Maria Ângela Duarte, coordenadora do Arquivo Público.
"Cada órgão terá um critério próprio e uma equipe habilitada para trabalhar com esses documentos que contam e espelham a estrutura administrativa do Estado", acrescenta a diretora de arquivo da FPC, Sônia Sampaio.
História nacional - Localizado na Ladeira de Quintas, na Baixa de Quintas, o casarão do século XVI foi construído inicialmente para abrigar os jesuítas, lugar onde o padre Antônio Vieira viveu e escreveu seus sermões. Depois abrigou um leprosário até os anos 40, quando passou por um período de decadência até ser reformado pelo Estado para abrigar o Arquivo Público. Acondicionados no antigo casarão os valiosos documentos estão guardados e distribuídos em cinco seções distintas: Colonial/Provincial, Republicana, Arquivos Privados, Judiciária e Fazendária.
O acervo da FPC tem hoje 20 km de extensão, a medida de km é padrão para os arquivistas, e que, em proporção, é um pouco maior que o tamanho da Avenida Paralela. Dentre as preciosidades guarda também relíquias de épocas da revolução como o processo do escravo Lubê, que participou da Revolta dos Malês em 1835. Mas no Arquivo Público encontram-se ainda outros documentos de grande valor para a cultura da Bahia como os autos da devassa da Conjuração Baiana de 1798, assim como a edição número um do Diário Oficial do Estado datado de 30 de outubro de 1915.
"A importância do arquivo público é que ele garante informações variadas e precisas como questões de garantias de direitos, entre outras especificidades de cunho público e/ou particular. Ao longo da própria vida, por exemplo, nós guardamos documentos que são temporários e outros que são permanentes; a certidão de nascimento, de casamento são documentos permanentes, recibos de luz, imposto de renda são intermediários e assim por diante", esclarece Claudius Portugal.
"O resultado desse grande trabalho é conscientizar e orientar as secretarias para o uso racional das normas para a criação de um banco de dados, o que trará segurança e agilidade na informação", conclui a arquivista Marlene Moreira, outro membro da comissão da política de gestão documental.
Programas revitalizam memória da Bahia
Além do programa de gestão documental, o Arquivo Público trabalha em paralelo em outros projetos no objetivo de manter viva a memória da Bahia. Projetos de preservação dos documentos, desde trabalhos estruturais para conservação do acervo, como classificação de documentos e pesquisa documental, onde passam por um processo de limpeza, higienização e, às vezes, restauração, até a preservação da memória do casarão conhecido como Quinta, são alguns dos trabalhos disseminados, através do Projeto Conheça a Quinta, onde as pessoas são convidadas a saber mais sobre a história do casarão.
Outros tipos de ações como o de democratização da informação e aproximação da comunidade com atividades buscam atender os vários públicos com o fortalecimento do Arquivo Público da Bahia como centro de cultura e referência para a pesquisa, além de realizar atividades para o resgate e preservação da cultura popular e formação de profissionais auxiliares em restauração de documentos, todos com parcerias de secretarias do Estado, empresas privadas e ONGs. "É muito importante a existências desses projetos porque significa o primeiro passo para que outros setores e outras instituições ajudem a manter vivo o nosso passado", conclui Marlene Oliveira, coordenadora de microfilmagem do Arquivo Público.
Fonte: SAEB