06/12/2006
O acervo documental relativo aos imóveis do Estado está sendo microfilmado. Já passaram pelo processo mais de 56 mil documentos e o objetivo é atingir cerca de 150 mil deles. A medida, executada pela Empresa Gráfica da Bahia (EGBA) em parceria com a Secretaria da Administração (Saeb) garante preservar a documentação por até 100 anos. Entre as vantagens do processo estão a consulta facilitada ao acervo e a otimização do espaço físico dos arquivos, já que o papel pode ser descartado.
A microfilmagem é um sistema de preservação e gerenciamento de documentação baseado na reprodução de livros, jornais e processos em microfilmes, através de processo fotográfico. A documentação - no caso da Saeb, relativa aos imóveis, com idade média de cinco anos - é preparada com a unificação de bordas, retirada de grampos e clipes. Depois é feita a conversão, em lotes, seguindo a ordem do número de imóveis, em um scanner rotativo, que reproduz o documento, reduzido, em microfilme.
"O passo seguinte é revelarmos o microfilme. Então, inspecionamos o material, para garantir a qualidade do produto. Ou seja, observamos se há algum ponto de enegrecimento ou algumas manchas e se o documento está legível", afirmou o chefe da seção de microfilmagem e digitalização da EGBA, Ramiro Oliveira. Caso seja identificado algum defeito no microfilme, todo o processo é refeito.
Em média, são preenchidos por dia quatro microfilmes, que suportam 2.500 documentos. "No processo de microfilmagem reduzimos o tamanho do documento, por isso conseguimos colocar mais em cada um deles", explicou Oliveira. A partir do microfilme original - que fica armazenado num armário especial de segurança, na própria EGBA, com umidade e temperatura controlados - podem ser feitas diversas cópias.
O superintendente de serviços administrativos da Saeb, Phedro Pimentel, destaca o papel relevante da EGBA na área de gestão eletrônica de documentos e afirma que a iniciativa da Diretoria de Patrimônio da SAEB demonstra a importância em conservar e preservar os documentos relativos aos imóveis do Estado. "Judicialmente válidos, os microfilmes reproduzem os mesmos efeitos legais dos documentos originais, que podem ser descartados após o processo da microfilmagem, reduzindo o volume de papel nos arquivos".
Fonte: SAEB