O Arquivo Público do Estado da Bahia (APEB), órgão vinculado a Fundação Pedro Calmon (FPC)/Secult, realizará na próxima terça-feira (27), às 14h30, a Conferência: Espaço de avaliação de documentos. Oportunidade para o público conhecer um pouco desse universo arquivístico que ajuda na composição de momentos históricos de uma sociedade.
Durante milênios o mundo passou por várias transformações, as sociedades das diferentes épocas transmitiram as suas localidades, tradições e costumes que foram essenciais para formação da cultura atual. Muitos documentos transmitem traços de uma comunidade passada e é fundamental para as pesquisas históricas saber avaliá-los.
Quem ministrará o evento é a especialista Adriana Sousa Silva, coordenadora de Arquivos Intermediários do APEB/FPC. Na ocasião haverá também o relato de experiência, pelo arquivista Djalma Vieira, da Secretaria Estadual de Saúde do Estado da Bahia.
Em entrevista concedida para a Assessoria de Comunicação da Fundação Pedro Calmon, a especialista Adriana Sousa falou sobre os fundamentos da avaliação de documentos, a avaliação documental e Tabela de Temporalidade de Documentos.
1. Qual a importância de debater essa temática?
A avaliação se constitui fundamental no ciclo vital de documentos, uma metodologia de gestão de documentos, na medida em que identifica valores (administrativo, legal e/ou fiscal, probatório, informativo) e define prazos de guarda, independentemente do suporte. Este trabalho possibilita a eliminação de documentos nas fases corrente e intermediária, como, também, o que deverá ser recolhido aos arquivos permanentes.
O debate do tema é oportuno e contribui para esclarecer o trabalho realizado pelas Comissões de Avaliação de Documentos dos órgãos e entidades da administração pública estadual. Além de considerar o aporte que a avaliação documental confere à construção da memória.
2. O que consiste a análise dos documentos arquivísticos?
A análise realizada pela atividade de avaliação documental consiste no ato de estabelecer os valores dos documentos arquivísticos (primário e secundário). Além de decidir sobre os prazos de guarda em que os valores se aplicam a esses documentos, dentro de um contexto de relação entre a instituição produtora e os documentos arquivísticos gerados, no desenvolvimento de suas atividades.
3. Quais os princípios fundamentais da avaliação de documentos?
Os princípios fundamentais da avaliação de documentos devem estar de acordo com parâmetros técnicos e jurídicos, visando conferir ao processo de análise a objetividade possível. Desta forma, assegurar a devida legalidade (prazos de guarda com base na legislação vigente) e legitimidade (elaboração multidisciplinar e coletiva de critérios).
4. O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos?
A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é um instrumento arquivístico resultante da avaliação. A TTD, aprovada por autoridade competente, estabelece prazos e destinação de guarda de documentos, com a finalidade de permitir gerenciar a massa documental acumulada por uma instituição.
A conferência integra o ciclo de debates, que tem como objetivo inserir os arquivos na agenda da administração pública estadual. Com temas de relevância para a gestão de documentos, será proferida uma palestra mensalmente, até abril. O evento é gratuito.
Confira abaixo a programação.
27/02 às 14h30 – O Espaço da Avaliação de Documentos Arquivísticos. Conferencista Esp. Adriana Sousa Silva, Coordenadora de Arquivos Intermediários do APEB/FPC. Relato de Experiência Secretaria Estadual de Saúde do Estado da Bahia, pelo Arquivista, Djalma Vieira.
27/03 às 14h30 - Preservação da Memória nos Arquivos. Conferencista Doutora Alicia Duhá Lose, Professora Associada da UFBA. Relato de Experiência Coordenação de Documentação e Memória do Subcomando Geral da Polícia Militar da Bahia, pelo Major Raimundo Marins.
24/04 às 14h30 - Lei de Acesso à Informação e o Direito de Acesso. Conferencista Francisca Mattos, Doutora em Ciência da Informação. Relato de Experiência Ouvidoria Geral do Estado da Bahia, pelo Doutor José Maria Dutra, Ouvidor Geral.