No direito internacional relativo à sucessão de Estados, os arquivos públicos são considerados como atributo essencial à soberania de um Estado e, por consequência, apresentam-se como instituições imprescritíveis e inalienáveis. A partir destas referências o Arquivo Público do Estado da Bahia (APEB), unidade da Fundação Pedro Calmon (FPC/SecultBa), disponibiliza um conjunto de serviços, com o objetivo de apoiar as decisões governamentais de caráter político administrativo, do cidadão na defesa de seus direitos e à produção científica e cultural.
Com diversos serviços prestados, o APEB é referência no trabalho de preservação e salvaguarda do patrimônio documental da Bahia. Com sua sede localizada na Baixa de Quintas, na capital baiana, o Arquivo Público presta diversos serviços como o de gestão de documentos e de orientação técnica aos Arquivos Públicos Municipais do Estado.
Ao longo de 2021, mesmo com a pandemia da COVID-19, o APEB continuou a fornecer subsídios legais e técnicos para orientar a criação de Arquivos Públicos Municipais no Estado, bem como para a implementação de políticas municipais de gestão documental. A FPC celebrou convênios com as Prefeituras de Santo Amaro e de Irará. “Recebemos manifestações de interesse para celebração de convênio por parte dos municípios de Paratinga, Bom Jesus da Lapa, Saubara, Lençóis”, disse a diretora do APEB, Teresa Matos.
Cidades de Santo Amaro, Santo Estêvão, Itanhém, Medeiros Neto, Teixeira de Freitas, Porto Seguro, Eunápolis, Saubara, Paulo Afonso, Glória, Juazeiro, Sobradinho, Senhor do Bonfim, Andorinha e Monte Santo, foram alguns dos 15 municípios que receberam a Coordenação de Arquivos Públicos Municipais (CAPM) do APEB, que realizou visitas in loco, de agosto a dezembro de 2021. O APEB foi convidado para colaborar com a implantação do Centro de Interpretação do Patrimônio – Casa da História de Salvador e Arquivo Público Municipal e do projeto de Restauro do Acervo Municipal. Ao todo foram 87 municípios que receberam alguma atuação do APEB em 2021.
A CAPM ainda é responsável pelo Cadastro de Arquivos Públicos Municipais, que tem como objetivo conhecer a realidade dos arquivos dos municípios do Estado da Bahia. De acordo com a coordenadora dos Arquivos Municipais, Márcia Freitas, é “indispensável conhecer o patrimônio documental que existe nos municípios, bem como a estrutura organizacional, os recursos tecnológicos disponíveis e os recursos humanos”. Ainda, de acordo com Márcia, o diagnóstico obtido por meio do cadastro colabora para visualizar se os Arquivos Municipais “atendem as demandas de produção, de valoração, descrição e preservação dos documentos municipais”.
Parcerias - As parcerias institucionais colaborativas no ano de 2021 foram essenciais para fortalecer a governança arquivística, nos níveis da macro e micro arquivística. A Secretaria de Administração do Estado da Bahia (Saeb) apoiou a capacitação em gestão de documentos, mediante a realização de minicurso, para servidores(as) que executem atividades em unidades de arquivo e protocolo de órgãos e entidades da administração pública estadual.
Estiveram presentes servidores da Saeb, das Secretarias da Fazenda, de Desenvolvimento Rural (SDR), de Administração Penitenciária e Ressocialização (Seap), de Segurança Pública, de Desenvolvimento Econômico (SDE), Polícia Militar, Academia da Polícia Civil do Estado da Bahia (Acadepol), Departamento Estadual de Trânsito da Bahia (Detran), Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS), Instituto do Meio Ambiente e Recursos Hídricos (INEMA), Companhia de Desenvolvimento Urbano do Estado da Bahia (CONDER), Instituto Baiano de Metrologia e Qualidade (Ibametro), EGBA, UEFS e UNEB.
Em 2021, foram atendidos 25 órgãos e entidades da administração estadual totalizando 75 atendimentos. “Entre os pontos positivos da capacitação ressaltamos a retomada da parceria institucional com a Saeb visando fortalecer a gestão documental no âmbito da administração pública estadual”, destacou a diretora do APEB, Teresa Matos.
Outro destaque positivo, que teve a parceria da Saeb, foi com os processos eletrônicos com vinculação à classificação e a temporalidade de documentos no SEI BAHIA. O APEB analisou a implantação de processos no SEI, criação de documentos (interno e externo), certificação digital, elaboração de tabela de controle de processos implantados, entre outras atividades.
"No âmbito da micro arquivística, o APEB tem apoiado parcerias colaborativas com a AABA, a UFBA/ICI, por meio do GEPICC, e com a UNEB, com vistas a qualificar o conhecimento, a partir de uma visão arquivística, objetivando aperfeiçoar políticas de preservação e acesso ao patrimônio arquivístico, em suporte papel e digital", reforçou Teresa.